In Unternehmen entstehen im Laufe der Zeit immer komplexere Strukturen. Neue Mitarbeiter kommen hinzu, Abteilungen werden erweitert und Verantwortlichkeiten verändern sich. Damit solche Veränderungen für alle Beteiligten nachvollziehbar bleiben, ist eine übersichtliche Darstellung der Organisationsstruktur besonders hilfreich. Ein Organigramm macht Hierarchien, Zuständigkeiten und Abteilungsstrukturen auf einen Blick sichtbar.
Die Erstellung eines solchen Schaubilds kann bei kleinen Teams noch manuell erfolgen. Sobald jedoch zahlreiche Positionen und mehrere Hierarchieebenen berücksichtigt werden müssen, wird die Verwaltung deutlich aufwendiger. Eine geeignete software für organigramme kann dabei helfen, organisatorische Strukturen digital abzubilden und bei Veränderungen schnell anzupassen.
Was ist ein Organigramm?
Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Struktur einer Organisation. Typischerweise werden darin die Geschäftsführung, Abteilungen, Teams und einzelne Positionen dargestellt. Verbindungslinien verdeutlichen, welche Stellen miteinander verbunden sind und welche Verantwortlichkeiten bestehen.
Dabei muss ein Organigramm nicht ausschließlich die klassische Unternehmenshierarchie zeigen. Je nach Ziel können auch Projektstrukturen, Verantwortungsbereiche oder funktionale Beziehungen dargestellt werden.
Der große Vorteil einer grafischen Darstellung besteht darin, dass komplexe Informationen leichter erfasst werden können. Statt lange Listen oder Tabellen zu durchsuchen, erhalten Mitarbeiter einen schnellen Überblick über die wichtigsten organisatorischen Zusammenhänge.
Warum digitale Lösungen sinnvoll sind
Ein Organigramm lässt sich grundsätzlich mit verschiedenen Programmen erstellen. Bei einer kleinen Organisation kann dafür beispielsweise ein einfaches Zeichenprogramm ausreichen. Mit zunehmender Größe wird die manuelle Pflege jedoch schwieriger.
Digitale Organigramm-Lösungen bieten den Vorteil, dass Elemente schneller ergänzt, verschoben oder entfernt werden können. Ändert sich beispielsweise die Position eines Mitarbeiters, lässt sich die Darstellung entsprechend aktualisieren.
Auch das Layout kann automatisch angepasst werden. Dadurch müssen Verbindungslinien und einzelne Elemente nicht bei jeder Änderung vollständig neu positioniert werden.
Welche Funktionen sind besonders wichtig?
Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung sollten Unternehmen zunächst überlegen, welche Anforderungen tatsächlich bestehen. Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselben Funktionen.
Vorlagen für einen schnellen Einstieg
Vorlagen können den Aufbau eines neuen Organigramms erheblich vereinfachen. Anstatt jedes Element selbst zu gestalten, kann eine bestehende Struktur angepasst werden. Das spart insbesondere bei wiederkehrenden Aufgaben Zeit.
Flexible Hierarchien
Eine Organisation kann aus mehreren Ebenen bestehen. Deshalb sollte sich ein Organigramm flexibel erweitern lassen. Neben der Geschäftsführung können beispielsweise Bereichsleitungen, Abteilungsleitungen, Teams und einzelne Positionen dargestellt werden.
Automatische Anordnung
Bei größeren Diagrammen kann die Positionierung einzelner Elemente schnell unübersichtlich werden. Automatische Layoutfunktionen helfen dabei, Kästen und Verbindungslinien strukturiert anzuordnen.
Einfache Aktualisierung
Organisationsstrukturen verändern sich regelmäßig. Mitarbeiter wechseln ihre Position, neue Teams entstehen oder Abteilungen werden zusammengelegt. Eine gute Lösung sollte deshalb Änderungen möglichst unkompliziert ermöglichen.
Export und Weitergabe
Ein fertiges Organigramm muss häufig mit anderen Personen geteilt werden. Deshalb können Exportmöglichkeiten in gängige Dateiformate oder Funktionen zur gemeinsamen Nutzung ebenfalls relevant sein.
Welche Organigramm-Arten gibt es?
Nicht jede Organisation benötigt dieselbe Darstellungsform. Die Struktur des Unternehmens sollte deshalb bei der Gestaltung berücksichtigt werden.
Hierarchisches Organigramm
Das hierarchische Organigramm gehört zu den bekanntesten Varianten. Die oberste Führungsebene befindet sich meist an der Spitze. Darunter werden die jeweils untergeordneten Bereiche und Positionen dargestellt.
Diese Form eignet sich besonders gut, wenn klare Berichtslinien und Verantwortlichkeiten dargestellt werden sollen.
Funktionales Organigramm
Bei einem funktionalen Organigramm stehen die verschiedenen Aufgabenbereiche im Mittelpunkt. So können beispielsweise Marketing, Vertrieb, Personalwesen, Finanzen und IT als eigenständige Bereiche dargestellt werden.
Diese Variante kann hilfreich sein, wenn weniger die einzelnen Personen und stärker die Funktionen innerhalb eines Unternehmens im Vordergrund stehen.
Matrix-Organigramm
In Unternehmen mit Projekt- oder Matrixstrukturen können Mitarbeiter mehreren Verantwortungsbereichen zugeordnet sein. Ein Matrix-Organigramm kann solche Beziehungen darstellen, ist allerdings komplexer als eine klassische hierarchische Struktur.
Organigramme für kleine und große Unternehmen
Der Umfang eines Organigramms hängt stark von der Größe und Organisation des Unternehmens ab.
Ein kleines Unternehmen benötigt möglicherweise nur eine Darstellung mit wenigen Ebenen. Hier können Geschäftsführung, Abteilungen und Mitarbeiter bereits einen ausreichenden Überblick geben.
In einem größeren Unternehmen können dagegen mehrere Standorte, Geschäftsbereiche und zahlreiche Teams berücksichtigt werden. In solchen Fällen ist es besonders wichtig, dass die Software auch umfangreiche Strukturen übersichtlich darstellen kann.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, separate Organigramme für einzelne Abteilungen zu erstellen. Dadurch bleibt die Darstellung übersichtlich, während gleichzeitig detaillierte Informationen verfügbar sind.
Organigramm als Werkzeug für interne Kommunikation
Ein Organigramm ist nicht nur eine grafische Übersicht. Es kann auch die interne Kommunikation unterstützen. Neue Mitarbeiter können beispielsweise schneller erkennen, welche Abteilungen existieren und welche Ansprechpartner für bestimmte Themen zuständig sind.
Auch bei organisatorischen Veränderungen kann ein aktualisiertes Organigramm hilfreich sein. Wenn Verantwortlichkeiten neu verteilt werden, lässt sich die neue Struktur visuell darstellen und leichter kommunizieren.
Für Personalabteilungen kann ein digitales Organigramm zudem bei der Dokumentation von Stellen und Abteilungen nützlich sein.
Datenschutz sollte berücksichtigt werden
Bei der Erstellung eines Organigramms sollten Unternehmen außerdem überlegen, welche personenbezogenen Informationen tatsächlich benötigt werden. Neben Namen können je nach System beispielsweise Positionen, Kontaktdaten oder weitere Angaben enthalten sein.
Nicht jede Information muss öffentlich zugänglich sein. Für interne Organigramme können daher unterschiedliche Zugriffsrechte sinnvoll sein. Besonders bei cloudbasierten Lösungen sollte geprüft werden, wie Daten gespeichert, geteilt und geschützt werden.
Tipps für ein übersichtliches Organigramm
Ein gutes Organigramm sollte vor allem leicht verständlich sein. Zu viele Informationen auf einer einzigen Seite können die Orientierung erschweren.
Es empfiehlt sich daher, eine klare Hierarchie zu verwenden und ähnliche Elemente einheitlich zu gestalten. Abteilungen sollten beispielsweise konsistente Bezeichnungen erhalten. Außerdem sollten Verbindungslinien eindeutig zeigen, welche Positionen miteinander verbunden sind.
Bei sehr großen Unternehmen kann es sinnvoll sein, die Gesamtstruktur zunächst auf einer höheren Ebene darzustellen und für einzelne Bereiche zusätzliche Detailansichten zu erstellen.
Organigramme bieten Unternehmen eine einfache Möglichkeit, komplexe Organisationsstrukturen visuell darzustellen. Sie machen Hierarchien, Abteilungen und Verantwortlichkeiten nachvollziehbarer und können sowohl für die interne Kommunikation als auch für organisatorische Planungen eingesetzt werden.
Mit einer passenden digitalen Lösung lässt sich die Erstellung und Pflege solcher Strukturen deutlich vereinfachen. Besonders bei häufigen Veränderungen oder größeren Organisationen sind flexible Bearbeitungsmöglichkeiten, automatische Layouts und einfache Aktualisierungen hilfreich.
Wer regelmäßig Organisationsstrukturen visualisieren muss, sollte daher auf eine Lösung achten, die zur Größe des Unternehmens, zum gewünschten Organigramm-Typ und zu den eigenen Anforderungen passt.
